AIに仕事を頼むとき、プロンプトを磨く前に見たほうがいいものがあります。
入力です。
同じ「問い合わせ対応」でも、ある日は本文だけ、別の日はスクリーンショットつき、さらに別の日は「急ぎです」の一言だけ。これをそのままAIに渡すと、AIは毎回ちがう前提で考えます。返ってくる答えも当然ぶれます。
この記事で扱うのは、派手なプロンプト術ではありません。AIに依頼する前に、材料の形をそろえるための入力テンプレートです。
仕事をAIに渡す前に、毎回このテンプレートへ一度だけ置き換える。これだけで、少なくとも「何を前提に答えたのか分からない」状態は減らせます。
この記事で持ち帰れるもの
この記事で持ち帰れるのは、次の3つです。
- AIに渡す前の入力テンプレート
- 入力がぶれやすい箇所の見つけ方
- テンプレートを使っても失敗する条件
前提は、問い合わせメール、会議メモ、投稿管理、社内チャットの依頼、ちょっとした確認作業をAIに手伝わせる場面です。
医療、法律、税務、投資判断、契約判断、採用判断のように、誤りの影響が大きい領域でAIに最終判断を任せる話ではありません。ここでは、AIを「下書き」「整理」「候補出し」までに使い、最後は人が確認する前提で書きます。
なぜプロンプトより入力テンプレートを先に作るのか
AI活用でよくある失敗は、「指示文」だけを直し続けることです。
もちろん指示文は大事です。ただ、入力の形が毎回ばらばらだと、指示文を丁寧にしても安定しません。
たとえば問い合わせ対応なら、ある日はこう渡します。
このメールに返信して。別の日はこうなります。
以下の問い合わせに、やわらかく断る返信を作って。
相手は既存顧客。納期は短縮できない。この2つは、同じ「返信作成」でも材料の量が違います。AIの性能差というより、入力に含まれる前提が違う。
AIに依頼する前の入力テンプレートは、この前提のばらつきを減らすためのものです。
まず使う入力テンプレート
最初はこれくらいで十分です。
【作業の種類】
例: 返信案作成 / 要約 / 分類 / チェック / 投稿案作成
【元データ】
ここにメール、メモ、チャット、箇条書きなどを貼る
【目的】
この作業で何を得たいか
【前提】
相手、期限、制約、すでに決まっていること
【出力形式】
例: 箇条書き / 返信文 / 表 / チェックリスト / 3案
【確認してほしいこと】
例: 抜け漏れ / トーン / 事実関係 / 次の行動
【やってはいけないこと】
例: 断定しない / 送信しない / 数字を作らない / 個人情報を出さないきれいに埋める必要はありません。空欄があってもいいです。
大事なのは、「今回AIに渡す材料には、どの前提が入っていて、どの前提が入っていないか」を人が見える状態にすることです。
例1: 問い合わせメールを返信案にする
問い合わせ対応なら、こう使います。
【作業の種類】
返信案作成
【元データ】
お客様からの問い合わせメール本文を貼る
【目的】
一次返信の下書きを作る
【前提】
・既存顧客
・納期短縮はできない
・代替案として来週火曜の対応は可能
・最終送信前に人が確認する
【出力形式】
件名と本文。本文は300字以内。
【確認してほしいこと】
失礼に見えないか。代替案が伝わるか。
【やってはいけないこと】
納期短縮できると書かない。勝手に割引を提案しない。送信しない。この形にしてからAIへ渡すと、返信文の良し悪し以前に、確認すべき前提が見えます。
「納期短縮はできない」と入っていなければ、AIは親切心で「できる限り早く対応します」と書くかもしれません。悪意ではなく、材料不足です。
例2: 会議メモを次の行動に変える
会議メモでは、「要約して」だけだときれいな文章で終わりがちです。
次の行動に変えたいなら、入力をこう分けます。
【作業の種類】
会議メモから次の行動を抽出
【元データ】
会議メモを貼る
【目的】
決定事項、未決事項、次の行動を分けたい
【前提】
・担当者が明記されていないものは「担当未定」にする
・期限がないものは推測しない
・議論中の案を決定事項にしない
【出力形式】
1. 決定事項
2. 未決事項
3. 次の行動
4. 担当未定の項目
【確認してほしいこと】
決定事項と未決事項が混ざっていないか
【やってはいけないこと】
担当者や期限を作らない。議論中の内容を決定扱いしない。ここで効いているのは、プロンプトの美しさではなく「推測していいこと」と「推測してはいけないこと」を分けた点です。
AIは空白を埋めようとします。だから、埋めてほしくない空白には「埋めない」と書いておく。
例3: 投稿管理メモを整理する
投稿管理や記事管理でも、入力テンプレートは効きます。
ありがちなメモはこうです。
今日出す
あとで直す
ネタだけ残す
反応よかったら記事化人間は文脈で読めます。でもAIに任せるなら、状態を分けたほうが安全です。
【作業の種類】
投稿管理メモの状態整理
【元データ】
投稿メモ一覧を貼る
【目的】
今日触るもの、保留するもの、素材として残すものを分けたい
【前提】
・公開判断は人が行う
・未確認情報を含むものは保留
・本文が未完成でも素材として残してよい
【出力形式】
下書き / 保留 / 素材 / 要確認 の4分類
【確認してほしいこと】
公開候補と素材が混ざっていないか
【やってはいけないこと】
勝手に公開可と判断しない。未確認情報を事実として扱わない。このテンプレートを通すと、「AIに書かせる」前に「何を触っていいか」が整理されます。
自動化で怖いのは、AIが間違うことだけではありません。人間がまだ決めていない状態を、AIが決まったものとして処理してしまうことです。
入力テンプレートを作るときの5つの項目
最初から完璧なテンプレートを作る必要はありません。次の5つだけ見れば十分です。
| 項目 | 問い | 例 |
|---|---|---|
| 作業の種類 | AIに何をさせるのか | 要約、返信案、分類、チェック |
| 元データ | 何を材料にするのか | メール、議事録、CSV、メモ |
| 目的 | 何が出れば助かるのか | 次の行動を見つける、返信を下書きする |
| 制約 | 何を守る必要があるのか | 断定しない、期限を作らない、送信しない |
| 出力形式 | どんな形で返してほしいのか | 表、箇条書き、本文、チェックリスト |
この5つが空欄のままAIに渡されると、AIは足りない部分をそれっぽく補います。
それが便利なときもあります。ただ、業務で使うなら「補っていい空白」と「補ってはいけない空白」を分ける必要があります。
失敗しやすいテンプレート
入力テンプレートにも失敗があります。
一番多いのは、項目を増やしすぎることです。
背景
目的
対象者
制約
トーン
文字数
出力形式
参考情報
禁止事項
確認観点
優先順位
想定読者
補足これを毎回埋めるのは面倒です。面倒なテンプレートは使われません。
最初は7項目以内にしたほうが続きます。迷ったら、「作業の種類」「元データ」「目的」「前提」「出力形式」「確認してほしいこと」「やってはいけないこと」だけでいいです。
もうひとつの失敗は、テンプレートが抽象的すぎることです。
目的: よくする
出力: いい感じ
注意: 変にならないようにこれはテンプレートに見えて、ほとんど何も渡していません。
「よくする」ではなく、「返信前に失礼な表現がないか確認する」。
「いい感じ」ではなく、「300字以内の返信文にする」。
「変にならないように」ではなく、「期限と担当者を推測しない」。
このくらいまで落とすと、AIも人間も確認しやすくなります。
テンプレートを使う前の小さなチェック
AIに投げる前に、1分だけ次を見ます。
- 同じ呼び名で入っているか
- 1件の粒度はそろっているか
- 例外だけ別ルールになっていないか
- AIに推測させてはいけない項目が空欄になっていないか
- 最後に人が確認する場所が残っているか
このチェックで止まるなら、AIに渡す前に人間側の整理が必要です。
たとえば「申込」「依頼」「相談」が同じフォルダに入り、通知先だけ人によって違うなら、AIに任せる前に分類ルールを決めたほうがいい。
AIは整理されていない現場を魔法で整理してくれる存在ではありません。整理の途中にあるものを、いったん見える形にする道具です。
そのまま使える入力テンプレート
最後に、コピペ用の形を置いておきます。
【作業の種類】
【元データ】
【目的】
【前提】
【出力形式】
【確認してほしいこと】
【やってはいけないこと】最初はこれを毎回全部埋めなくても構いません。
むしろ、空欄が見えることに意味があります。
「前提」が空欄なら、AIに渡す前に前提を確認する。「やってはいけないこと」が空欄なら、AIに任せてはいけない境界を考える。
テンプレートは、AIへの命令書というより、人間側の未整理を見つけるチェックリストです。
まとめ
AIへの依頼がぶれるとき、最初に直すのはAIの返答ではなく、AIに渡す入力です。
プロンプトを磨く前に、次の7項目だけそろえる。
- 作業の種類
- 元データ
- 目的
- 前提
- 出力形式
- 確認してほしいこと
- やってはいけないこと
これだけで、AIが何を材料にして、どこまで答えてよくて、どこから人が確認するのかが見えます。
きれいなプロンプトを探すより、まず入力の形をそろえる。面倒に見えますが、あとでAIの返答を毎回読み解くよりは、ずっと楽です。
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